社会福祉協議会様のホームページ制作を行っております、社協PRの大関です。
今回は、皆さん一度は利用したことがあるのではないでしょうか、ホームページに欠かせない”お問い合わせフォーム（メールフォーム）”についてご紹介します。
ほとんどのホームページで導入されており、ホームページ利用者とコンタクトが取れるメールフォームは、とても便利で安心な仕組みなのです。
そんな「ホームページに欠かせないお問い合わせフォーム」の仕組み、メリットデメリットについて解説いたします。
メールフォームとは？ 仕組みと用途について
メールフォームとは、ホームページやブログといったWebサイトの閲覧者のお問い合わせを受け付ける目的で設置するWebフォームのことです。
閲覧者が問い合わせたい内容に加え、名前、メールアドレス、電話番号、住所など問い合わせ側が入力する欄がホームページに埋め込まれている形になります（これを入力フォームとも呼びます）。
入力フォームに入力した内容は、送信ボタンを押下することで送信される仕組みになっています。
利用者の問い合わせたい内容を受け付ける入力フォーム＝お問い合わせフォーム、と呼ばれることが多いんですね。
その他にも応募を受け付ける応募フォーム、採用を受け付けるエントリーフォーム、購入を受け付ける購入フォームなど、入力フォームの用途は多岐にわたります。
メールフォームのメリット
次に、メールフォームを導入するメリットについてご紹介します。
メールフォームを導入せずにお問い合わせを受け付けるとなると、電話またはメールでのお問い合わせが多くなります。こちらでは電話や電子メールでのお問い合わせと比較したメリットを４つご紹介いたします。
①コンタクトを取りやすい
電子メールの場合は一度webサイトを離れてメールソフトを起動しなければいけません。そして送信先アドレスの入力間違いで正常に送信できなかったりと、少し手間がかかる印象です。
その点メールフォームはwebサイトを閲覧する流れでそのままお問い合わせが出来るので、気軽に問い合わせが可能です。
また、電話しか問い合わせ方法がないと、電話が苦手な人にとっては問い合わせのハードルが上がってしまうことも。電話では質問しづらくても、文字なら質問しやすい場合もあります。
「コンタクトを取りやすい」は結果的に「より多くのコンタクトを受け付けられる」ことに繋がります。
②必要な情報が得られる
メールフォームでは事前に入力項目を設定できます。そのため、必要な情報を確実に収集することが出来ます。
さらには「入力漏れ」も防ぐことが出来るんです。
必ず答えてもらいたい項目は「入力必須」の設定にすることで、未入力の際には警告が表示され送信ボタンが押せないようになります。
質問項目や選択項目をあらかじめ設定することで、高齢者や障がい者の方など自分1人で不安な方でも問い合わせができて、なおかつ必須項目の入力漏れも防げるというメリットがあります。
③自動返信メールで業務効率化
メールフォームは正常に送信されると「送信完了」ページが表示され、同時に「お問い合わせ受付完了メール」が自動送信されます。
電話やメールでは必要な一次対応が省略され、問い合わせ受付側の業務効率化にもなります。
また、問い合わせた側も受付完了メールが届くと、自分の問い合わせ内容が無事に届いている安心感を得ることができます。
④外部ツールと連携ができる
便利なメールフォーム内でも、問い合わせ完了まで到達せずに離脱してしまうケースがあります。
メールフォームと外部ツールを連携することで、電話や電子メールでは計測できない「離脱率」を計測できるようになります。
Googleアナリティクスなどのアクセス解析ツールと連携することで、メールフォームに関する問題点や課題発見による離脱の改善が見込めます。
メールフォームのデメリット
メールフォームにはメリットだけでなくデメリットもあります。
メールフォームを設置する際にはデメリットを良く理解し、メールフォームを正しく安全に設置・活用するための対策を行うことが大切です。
①文字だけのやり取りで誤解が生じることもある
メールフォームは文字だけでコミュニケーションを行うため、記載内容や表現によっては誤解が生じる場合があります。
このデメリットに関しては「画像やファイル添付欄を設置する」などの対策を行うことで、問い合わせる側は補足しやすくなり、受付側もスムーズに対応を進めることができるでしょう。
②セキュリティに注意する必要がある
迷惑メールの対策方法
1.reCAPTCHAを設置する
お問い合わせフォームを送信する時に「私はロボットではありません」というチェックボックスにチェックを入れた経験が一度はあるのではないでしょうか。
実はこれがreCAPTCHAの仕組みの一部なのです。
reCAPTCHAによって阻止できるのはbotと呼ばれる「インターネットにわたってスパムを拡散させるのを支援するコンピュータプログラム」です。
reCAPTCHAは無料で導入できますので、フォーム設置の際には導入を強くお勧めします。
2.お問い合わせフォームに必須項目や確認画面を設置する
必須項目を設けることで、botが簡単に自動送信できない状態を作ります。
また、確認画面の設置はbotによる送信までに手間を増やす目的があります。
3.アクセス元のドメイン・IPに制限をかける
こちらは
・reCAPTCHAや必須項目・確認画面の設置を行ってもスパムメールが届く
・同じドメインやアドレスから何通も届く
といった場合の対策です。
「アクセス元のドメインやIPアドレスを拒否」することで同一送信からのスパムメールを防ぐことができます。
フォームの設置・活用にはWeb制作スキルが必要
デメリット②で挙げた「セキュリティ対策」の一つを取ってもそうですが、メールフォームの設置や活用にはweb制作のスキル・知識が必要となります。
Googleフォームなどのフォーム作成サービスを利用することもできますが、デザインや機能をカスタマイズしてフォームを導入するには、ある程度のプログラミング知識が必要です。
セキュリティ面が不安、web制作の専門知識がないけどオリジナルのフォームを作りたい、という方は専門業者に依頼するのが安心です。
メールフォームを活用して、お問い合わせをもっと気軽に効率的に！
今回はホームページにおけるメールフォーム（お問い合わせフォーム）の必要性と導入によるメリット、デメリットについてご紹介しました。
専門知識やセキュリティ面の対策が必要ではありますが、メールフォームの導入によって、必要な情報を効率よく得ることができます。
メールフォームでも受付られる問い合わせはメールフォームに任せることで、電話応対に余裕が生まれたり、他の業務へ時間を割くことが出来るかもしれません。
自動返信機能も含めてメールフォームは受付側の業務効率化にも貢献できますので、現在のHPにメールフォームが無い方、フォームはあっても上手く活用できていないという方は社協PRまでお気軽にご相談ください。